2019-07-19

Optymalizując obieg informacji w obieg dokumentów w firmie przykład warto zweryfikować istniejące procedury

Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład przez biura rachunkowe lub firmy pracujące na wielu bazach danych. Przeprowadzenie podobnego procesu bez wsparcia systemu obiegu dokumentów nie powinno nastręczać większych problemów, gdy dotyczy jednego, bądź kilku dokumentów. Na przykład leady i projekty sprzedażowe mogą być procesowane wedle ustalonej ścieżki i w oparciu o dopasowane do warunków biznesowych, zautomatyzowane szablony. Optymalizując obieg informacji w obieg dokumentów w firmie przykład http://www.archidoc.pl/elektroniczny-obieg.html warto zweryfikować istniejące procedury. Cyfryzacja procesu obsługi dokumentów niweluje także ryzyko ich zagubienia oraz automatyzuje żmudne przeliczenia danych. Trzeba zatroszczyć się o to, aby opracować dokumentację związaną z samym obiegiem dokumentów i zapewnić im należytą poufność. Jednocześnie, każdy pracownik może sam zainicjować procesy, czyli na przykład złożyć wniosek o urlop, zgłosić zmianę danych adresowych lub zgłosić inną potrzebę do kadr — dodaje Jaśniewicz. Tu ważne jest, aby pamiętać, że obieg dokumentów nie może obejść się bez szczegółowego zidentyfikowania odbiorców poszczególnych dokumentów - to jest jednak standardem w większości firm. Niektórzy są zdania, że powinno się wdrażać obieg dokumentów kompleksowo. Powyższy przykład jest bardzo prostym procesem biznesowym. Dobra strategia powoduje, że system się sam pilnuje i przez to jest dużo bardziej bezpieczny od klasycznych form wymiany dokumentów (np. 53 Prawo zmiany procesu domyślnego dotyczy dostępu do pola Schemat procesu na zakładce Obieg dokumentu. Rosnąca z roku na rok popularność urządzeń mobilnych doprowadziła do tego, że dzisiaj możemy korzystać z nich także w pracy – na przykład do usprawnienia obiegu informacji i dokumentów w firmie. Jest to technologia informacyjna polegająca na przesyłaniu, wymianie i obiegu dokumentów w sieci połączeń elektronicznych. Dzięki systemom komputerowym przyspieszającym obieg dokumentów redukowane są przede wszystkim koszty obsługi pracownika. Do takich dokumentów możemy zaliczyć. Z uruchomionym obiegiem dokumentów żaden nowy dokument w bazie nie pozostanie niezauważony. MA, na przykład faktury sprzedaży). Decydując się na rozwiązania do obiegu dokumentów trzeba na pewno uwzględnić i przeanalizować ryzyko. Większość dokumentów wymaganych przez UODO i wykorzystywanych dotychczas można dalej stosować, jeśli tylko dostosujemy je do wymagań RODO. Unijny regulator pozostawił w rękach przedsiębiorców wdrażających RODO dostosowanie struktury, rodzajów i liczby dokumentów do realnych potrzeb swojej działalności. Taki sam proces może dotyczyć również dokumentów będących już w użyciu, przy okazji każdorazowej ich modyfikacji. Załóżmy taki scenariusz, że zamierzasz dodać do firmowej biblioteki dokumentów w intranecie nową wersję szablonu umowy. Przedsiębiorca, tworząc procedury w swojej firmie i wykorzystując nowe technologie do ich realizacji powinien postawić potrzeby człowieka na pierwszym miejscu. Co ważne, niektóre z dokumentów wypracowanych do tej pory będzie można nadal stosować.

Zobacz także